El balance de situación explicado para no contables
Por Antonio Fuentes Samblás — Administrador de Fincas Colegiado nº 46321 · Mediador de Seguros nº 75.739
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En la primera junta de una comunidad que cogí hace años, el presidente saliente sacó pecho delante de todos. Enseñó la libreta del banco y dijo: «Señores, dejo la presidencia con catorce mil quinientos euros en la cuenta. Somos ricos». Hubo hasta aplausos.
Lo que pasa es que, cuando me senté a montar el balance de verdad, la foto era otra. Los catorce mil quinientos estaban, sí. Pero la comunidad debía más de once mil euros a la empresa del combustible y cerca de dos mil a la Seguridad Social por el conserje. Y encima había recibos de vecinos sin cobrar. El dinero del banco era un espejismo: la mayor parte ya tenía dueño. Para eso sirve el balance, para contarte toda la verdad de golpe.
¿Qué es el activo, o sea, lo que tenemos?
Es la lista de todo lo que juega a favor de la comunidad. Y no es solo el dinero.
- Tesorería. Lo que hay en las cuentas bancarias y en la caja de conserjería para gastos pequeños.
- Derechos de cobro. Si el vecino del 5ºD lleva tres meses sin pagar, ese dinero no está en el banco, pero es un derecho legítimo de la comunidad y suma en el activo.
- Existencias. Si hay calefacción central, el gasóleo que queda en el depósito a 31 de diciembre es riqueza. No es lo mismo cerrar el año con el tanque vacío que con el tanque lleno y pagado.
¿Qué es el pasivo, o sea, lo que debemos?
Es la columna que a un mal administrador no le apetece enseñar, porque es donde aparece el agujero. El pasivo cuenta de dónde ha salido el dinero con el que se ha pagado todo lo anterior, y tiene dos mitades muy distintas.
- Pasivo exigible: lo que debemos a terceros. Las facturas del cajón. El ascensorista, el jardinero, las retenciones del trimestre, el gasóleo aplazado.
- Patrimonio neto: lo que es nuestro de verdad. El fondo de reserva y el remanente de años anteriores. No se lo debemos a nadie de fuera.
Ojo con esto. No confundas nunca el saldo del banco con el fondo de reserva. Me encuentro presidentes que ven cinco mil euros en la cuenta y creen que ese es su fondo. No lo es: ese dinero puede estar comprometido para pagar la luz de la semana que viene. El fondo de reserva es una partida del patrimonio neto, tiene un mínimo legal y tiene un destino tasado.
¿Aparece el valor del edificio en el balance de la comunidad?
No, y esta es la duda que más veces me han planteado en una junta. Los pisos, los locales y los elementos comunes pertenecen a los propietarios según su coeficiente: su valor está en las escrituras de cada uno, no en las cuentas del portal. El balance de la comunidad recoge el dinero común, los derechos de cobro y las obligaciones. Los ladrillos, no.
⬛ La caja del administrador
Bloque técnico. Puedes saltártelo.
El Código de Comercio no obliga a las comunidades de propietarios —no son empresarios—, pero su artículo 35.1 define el balance con una frase que sirve de criterio: «En el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto». Esa separación es exactamente la que hay que exigir en una junta.
Un balance abreviado de comunidad, cuadrado, se ve así:
ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO NETO
────────────────────────────── ────────────────────────────────
(43) Deudores por cuotas 650,00 (116) Fondo de reserva 3.000,00
(570) Caja 1.150,00 (120) Remanente 13.180,00
(572) Bancos 14.500,00 (475) H.P. acreedora 120,00
────────────────────────────── ────────────────────────────────
TOTAL 16.300,00 TOTAL 16.300,00
Y el pago de una factura de proveedor de 1.000 euros:
DEBE HABER
──────────────────────── x ───────────────────────────────────
1.000,00 (400) Proveedores
a (572) Bancos 1.000,00
───────────────────────────────────────────────────────────────
Lo que me encuentro yo
Me encuentro balances donde se suman peras con manzanas. He visto papeles de junta en los que restan directamente del saldo del banco el recibo devuelto de un moroso. Eso es una chapuza: el moroso va al activo como derecho de cobro, y el banco refleja lo que hay. Y si el documento que te entregan no tiene dos columnas que terminen exactamente en el mismo total, no es un balance. Es un folio.
Tus deberes
- Coge la documentación de la última junta anual y busca la hoja titulada «Balance de situación».
- Mira la columna del pasivo o de acreedores. Si está a cero y tú sabes que a 31 de diciembre se debían facturas, las cuentas están incompletas.
- Comprueba que el fondo de reserva aparece separado del remanente, no metido en el mismo saco.
- Suma las dos columnas. Si no dan lo mismo al céntimo, hay un error contable y hay que preguntarlo en la junta.
Si solo te llevas una cosa
Tener dinero en la cuenta no te hace rico si debes el triple a los proveedores. El balance es el único documento que te cuenta esa verdad.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que el activo y el pasivo cuadren?
Sí, al céntimo. Un descuadre de un euro significa que hay un error en el registro. En partida doble no existe el «casi».
¿Aparece el valor de mi piso en el balance de la comunidad?
No. Tu piso y tu parte de los elementos comunes son tuyos, y su valor está en tu escritura. El balance comunitario solo recoge dinero, derechos de cobro y deudas de la comunidad.