Administramos fincas transparentes gracias a la tecnología.

Así se registra una incidencia

Expediente de incidencia · ejemplo. 09:12 Incidencia registrada · fuga de agua en el garaje. 09:12 Sellada con fecha y hora · no se puede modificar. 09:13 Clasificada · fontanería · urgente. 09:41 Presupuesto solicitado a dos proveedores. 11:20 Aprobado por el presidente. 12:05 Proveedor sin respuesta · el vigilante insiste. 16:38 Resuelta · factura y fotografía adjuntas. 16:38 Visible para todos los propietarios. Registrada a resuelta: 7 h 26 min. Visible para 42 propietarios. Sello de fecha y hora inalterable. Ejemplo ilustrativo. Así se registra una incidencia real.

El registro, no la promesa

La tecnología es el medio. La transparencia es el fin. Cada incidencia, cada factura, cada acuerdo de junta queda registrado en el momento en que ocurre. Eso es lo que permite enseñarlo: no una promesa, un registro con fecha y hora.

El camino hasta FINKA 360

Software de gestión: sistemas para empresas, bancos y aseguradoras, con sus bases de datos, listados y facturas. Seguros patrimoniales: pólizas y siniestros, procesos donde un dato mal registrado cuesta dinero real. Promoción y construcción: el ciclo completo de un edificio, del proyecto a la entrega. Administración de fincas: todo lo anterior aplicado a la vida diaria de una comunidad. FINKA 360: un sistema que mide, registra y enseña, no que promete.

Nuestro ecosistema, con nombre y apellidos

Decir "usamos tecnología" no significa nada. Esto es lo que hay debajo, incluido lo que no es nuestro. FINKA®_ia: nuestro asistente especializado en propiedad horizontal. No responde de memoria: se apoya en el texto consolidado de la ley, cita la norma y el artículo, y reconoce lo que no sabe en vez de inventárselo. Redacta borradores de acta de junta y de reclamación a un moroso, listos para descargar en Word. Y una regla de la casa que preferimos contar: no lo abrimos al público hasta que acierte el cien por cien de una batería de preguntas trampa, validadas una a una contra el texto literal de la ley. Una inteligencia artificial que se equivoca en propiedad horizontal no es una ayuda: es un problema con prisa. Los agentes, con la raya puesta: ayudan en tres sitios, a cualquiera que pregunte sin registrarse, dentro de tu app trabajando solo con tus datos, y al lado del gestor clasificando incidencias, preparando borradores y revisando un extracto para señalar lo que no cuadra. Ningún texto sale sin que una persona lo lea y lo apruebe. Y las reglas que no se tocan: cada usuario ve únicamente sus propios datos · nunca se cruza información entre comunidades, propietarios ni verticales · ninguna consulta se ejecuta sin comprobar antes quién la hace · las conversaciones se guardan cifradas y separadas · puedes borrar tu historial cuando quieras · un gestor solo accede a las comunidades que tiene asignadas. Que un asistente sepa mucho de tu comunidad solo es una buena noticia si no sabe nada de la de al lado. La app FINKA, tu comunidad entera en el móvil a cualquier hora: facturas pagadas, contratos vigentes, pólizas, movimientos y saldo, actas y convocatorias, e incidencias con fecha y estado. Tu comunidad en el bolsillo, los recibos, las incidencias con su estado, los documentos y las cuentas. Sin llamar a nadie y sin esperar a que alguien te lo mande. Fynkus, y por qué lo contamos: la contabilidad y la gestión se llevan con Fynkus, para nosotros el mejor software del sector, y fuimos de los primeros en apostar por él. No es nuestro, y lo decimos. Por dos razones. La primera: la contabilidad de una comunidad no es sitio para experimentos caseros, y preferimos un motor probado antes que reinventarlo para presumir. La segunda: si predicamos transparencia y escondemos con qué trabajamos, se nota. Lo nuestro es lo que ponemos encima: que esa información sea visible para el propietario sin tener que pedirla, que cada incidencia quede medida, y que todo esté enlazado con el resto del ecosistema. Las herramientas abiertas: el evaluador de transparencia, la calculadora de presupuesto y el valorador. Se usan sin registrarse y sin dejar el teléfono. FINKA Academy: una biblioteca abierta sobre cómo funciona de verdad una comunidad, escrita por un administrador colegiado y con la norma citada por su artículo. Gratis y sin registro. Las redes, desde la fuente: lo que publicamos en redes no lo escribe un community manager mirando tendencias: nace de la Academia. Cada pieza sale de un artículo verificado contra la norma, se adapta a cada red y se programa para publicarse sola, a su hora, sin depender de que alguien se acuerde. El mismo principio que todo lo demás: la máquina reparte y programa; el criterio y la firma son de una persona. Y si un dato no está verificado, no se publica, ni en la web ni en un post. Nada de esto es tecnología por la tecnología. Cada pieza está para que puedas comprobar algo que antes tenías que creerte.

Por qué un servicio necesita cosas que se puedan ver

En diseño de servicios hay un concepto que explica bien lo que hacemos: la servucción. Un servicio no se fabrica y luego se entrega, como un coche. Se produce mientras se consume, y con el cliente dentro. Como no se puede tocar, el cliente lo juzga por lo poco que sí puede ver: lo que en esa disciplina se llama el soporte físico del servicio. El problema de la administración de fincas es que su soporte físico ha sido siempre casi nada. Un despacho al que ir, un correo que a veces se contesta y una carpeta que aparece una vez al año en la junta. Con tan pocas señales visibles, el propietario no evalúa el trabajo: lo interpreta. Y sin datos, la interpretación casi siempre es peor que la realidad. De ahí viene buena parte de la mala fama del sector: no de que se trabaje mal, sino de que no se vea. Antes: trabajo invisible, hay que creerlo. Ahora: registrado, se puede comprobar. Aquí es donde entra la tecnología, y no como una capa de modernidad por encima del servicio. Es el soporte físico del servicio. Es el libro digital, el expediente de una incidencia con su reloj corriendo, el saldo actualizado hoy y no en el último cierre, el calendario del año publicado. Cosas visibles que convierten un trabajo invisible en algo que se puede comprobar. Por eso el fin es la transparencia y la tecnología es el medio. Nunca al revés. El fin es la transparencia. La tecnología es el medio.

Lo que hace la máquina, una por una

Automatizar no es poner un robot a contestar. Es que cada plazo, cada registro y cada comprobación queden hechos solos, siempre y a su hora. Estas son, con nombre. 1 · El calendario. Recordar plazos y vencimientos. Cada instalación de tu edificio tiene su periodicidad de revisión, y cada contrato su fecha límite de preaviso. El calendario los conoce todos y avisa con antelación suficiente para poder decidir con calma. Esto importa más de lo que parece: cada contrato tiene su ventana para renegociar el precio, y el aviso llega dentro de esa ventana. Un aviso a tiempo convierte una renovación automática en una oportunidad de revisar lo que pagas. 2 · El expediente de la incidencia. Registrar cada incidencia con su fecha y hora. Cuando alguien reporta una avería no se abre un correo: se abre un expediente. Queda sellado con la fecha y la hora a la que entró, y ese sello permanece tal cual. A partir de ahí, todo lo que pasa se cuelga del mismo sitio: el diagnóstico, el presupuesto, la aprobación, la ejecución, la factura y la foto de que quedó resuelto. Antes, durante y después. El resultado es que se puede responder con una fecha concreta. 3 · La conciliación. Cuadrar cobros y pagos. Los movimientos de la cuenta se descargan y se clasifican solos. Lo que el sistema no sabe clasificar queda marcado para que lo revise una persona. Automatizarlo da las dos cosas que importan, exactitud y rapidez, y por eso podemos enseñar información transparente casi al instante. El saldo que ves es el de ahora. 4 · El vigilante. Mantener el seguimiento de cada encargo a un proveedor. Cuando se encarga un trabajo arranca un reloj. El vigilante insiste al proveedor, avisa al gestor cuando se supera el plazo y deja constancia de cada intento: el seguimiento queda hecho solo, todos los días y a su hora. En una comunidad, lo que más tranquiliza es saber que hay alguien encima. Aquí el reloj lo ves tú también. Encargo enviado, reloj en marcha con plazo de respuesta de 24 horas, primer recordatorio automático, plazo superado y escalado al gestor: cada intento queda registrado y el propietario ve el reloj desde su app. 5 · El libro digital de la comunidad. Tener la documentación ordenada y accesible. Es la memoria viva del edificio, y es la pieza de la que más orgullosos estamos. Es el sitio donde vive todo junto: carpetas, correos y documentos, en un mismo índice. Dentro: qué edificio se gestiona y con qué documentación se parte; el inventario de los elementos comunes, de la cubierta al ascensor, cada uno con su responsable de mantenimiento y su contrato; el gobierno de la comunidad, con las actas y cada acuerdo etiquetado y con su estado —en curso, ejecutado o pendiente—; y las incidencias, obras y siniestros con su documentación. Incorpora el Libro del Edificio que hizo el arquitecto, lo indexa y lo completa con todo lo que ha pasado desde que se entregó la obra. Y lo mejor es que se construye solo. Cerrar una incidencia, aprobar un acta o firmar un contrato actualizan su bloque correspondiente con un solo tecleo. El día que una comunidad cambia de administrador, esto se entrega entero y ordenado. La información es suya y viaja con ella. 6 · El aviso temprano. Ver cómo evolucionan las cuentas mientras se gastan. Cada partida de gasto se compara con el presupuesto aprobado y con el mismo periodo del año anterior. Cuando aparece una desviación, el aviso salta en ese mismo momento, con margen de sobra para decidir. Un presupuesto vigilado mientras se gasta se corrige a tiempo: la desviación se ve el mes en que aparece y llega a la junta como una decisión, con opciones encima de la mesa. La barra de la partida se llena día a día sobre el presupuesto aprobado, con la marca del mismo periodo del año anterior al lado, y cuando la diferencia supera el margen fijado se envía el aviso al presidente. 7 · La póliza que se lee sola. Leer coberturas, exclusiones, franquicias y fechas de cada póliza. Cada póliza de la comunidad queda leída y clasificada: qué cubre, qué excluye, qué franquicia tiene y cuándo toca renovarla. Antes de que llegue el recibo de renovación, ya sabes si sigue siendo la cobertura que necesitas. Esto importa especialmente en patrimonial: una póliza mal leída no se nota hasta el día del siniestro, que es el peor momento para descubrir una exclusión. 8 · El expediente del moroso. Calcular la deuda de cada propietario y dejar el expediente listo. Cuando un propietario deja de pagar, el sistema lleva la cuenta exacta: qué debe, desde cuándo y qué avisos se le han enviado. Si el impago se alarga, el expediente para el abogado sale ya montado, con la cronología completa, no un mes de recopilar recibos. 9 · El acta que se escribe sola. Convocar, transcribir y dejar el borrador del acta listo para firmar. De la convocatoria a la transcripción de lo hablado en la junta, el sistema deja un primer borrador del acta y de los certificados de acuerdo. Lo firma quien preside, no una máquina — pero el trabajo de folio en blanco desaparece. 10 · Los acuerdos que se convierten en tareas. Convertir lo votado en junta en tareas con responsable y fecha. Un acuerdo de junta que se queda en el acta y no llega a ejecutarse es la queja más repetida en cualquier comunidad. Cada acuerdo se convierte automáticamente en una tarea con quién la lleva y para cuándo, así no se pierde entre una junta y la siguiente. 11 · El triaje de entrada. Clasificar lo que llega, venga por donde venga. WhatsApp, email, teléfono o web: todo lo que entra se identifica solo — de qué comunidad, qué propietario, de qué trata y con qué urgencia — antes de que nadie lo lea. Nadie decide solo clasificando: eso lo hace siempre una persona, pero no empieza de cero cada vez. 12 · El informe que se entiende. Convertir las cifras del año en un informe que se lee en cinco minutos. Al cierre del ejercicio, las cifras de mantenimiento, incidencias y gasto se convierten en un informe en lenguaje llano para la junta — no una hoja de cálculo, un resumen que cualquier propietario entiende sin que nadie se lo explique. 13 · El alta sin huecos. Detectar qué documentación falta al empezar, y a quién reclamarla. Al dar de alta una comunidad — o al cambiar de administrador — el sistema revisa qué documentación técnica y legal debería existir y señala lo que falta: libro del edificio, certificados, contratos. Se reclama desde el primer día, no cuando ya hace falta y no aparece. Ninguna de estas cosas es espectacular. Todas son constantes. Por eso las hace una máquina.

No dejamos a nadie atrás

La tecnología solo sirve si no deja fuera a nadie. En una comunidad conviven el vecino que quiere verlo todo desde el móvil a las once de la noche y el que no ha usado una aplicación en su vida. Los dos pagan la misma cuota y los dos tienen el mismo derecho a enterarse de lo que pasa con su dinero. Por eso nada de lo que hacemos sustituye al canal de siempre. Quien prefiere el teléfono, llama, y le contesta una persona. Quien quiere el papel, lo recibe. Quien no puede ir a la junta, delega su voto por escrito. La documentación está en el portal, sí, pero también se envía a quien la pida y como la pida. Y funciona en los dos sentidos, que es lo que casi nadie cuenta: cuando el trabajo repetitivo lo hace una máquina, queda más tiempo humano disponible, no menos. Precisamente para quien necesita que se lo expliquen despacio, dos veces y sin prisa. Teléfono, papel y correo, app y atención presencial: los cuatro canales terminan en un mismo expediente. Una transparencia que solo llega a quien sabe usar una aplicación no es transparencia: es un club.

Lo que no delegamos nunca

Automatizamos mucho, y vamos a automatizar más. Pero esto no lo delegamos nunca: La máquina no decide: a qué proveedor se contrata, cómo se resuelve un conflicto entre vecinos, qué se lleva a una junta y cómo se explica, cuándo hay que llamar por teléfono en lugar de escribir, ni nada que afecte al dinero de la comunidad sin que una persona lo autorice. Y no ponemos un chatbot a hacer el trabajo de una persona: contesta alguien del equipo, con nombre y teléfono.

Cómo nos preparamos para lo que viene

La factura electrónica llegará a tu comunidad. Tu comunidad no emite facturas, pero las recibe todas: el ascensor, la limpieza, el seguro. Con el sistema Verifactu pasarán a ser verificables y trazables una a una. Es obligatorio el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresas y autónomos con software de facturación. Una comunidad no emite facturas, pero las recibe todas — de ascensor, limpieza, seguro, reparaciones. Con Verifactu, cada una será verificable y trazable, una a una. Nosotros ya trabajamos con las facturas digitalizadas, así que el día que llegue, para tu comunidad no cambia nada. Las juntas por videollamada: la Ley de Propiedad Horizontal no las regula, y conviene saberlo antes de que alguien te las venda. Lo que sí se puede hacer, y hacemos: convocatoria y documentación completas por vía digital y con tiempo para estudiarlas, delegación de voto por escrito, y todos los presupuestos y cuentas disponibles antes de la reunión, para que nadie vote a ciegas.

Lo que nunca hacemos con tus datos

No usamos la documentación como herramienta de presión: si una comunidad se va, se lleva todo, y sin pelear por ello. No cedemos ni vendemos los datos de tu comunidad a nadie.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un administrador digital y uno de toda la vida?

Que uno mide y el otro no. La transparencia no depende de la buena voluntad del administrador, sino de que exista un registro de cada incidencia, cada factura y cada acuerdo que el propietario pueda consultar por su cuenta.

¿Puedo ver las facturas de mi comunidad sin pedirlas?

Sí. Las facturas pagadas, los contratos en vigor, las pólizas y los movimientos de la cuenta están disponibles en línea para cualquier propietario. Forma parte del contrato de administración, no es un extra.

¿Va a atenderme un robot?

No. La automatización se ocupa de plazos, registros y conciliaciones. Las decisiones y la atención las lleva una persona del equipo, con nombre y teléfono.

Si cambiamos de administrador, ¿qué pasa con la documentación?

Es de la comunidad y se entrega íntegra. Ni la información ni el acceso al sistema son una herramienta de presión.