Qué documentación puedes exigirle a tu administrador (y en qué plazo)

Por Antonio Fuentes Samblás — Administrador de Fincas Colegiado nº 46321 · Mediador de Seguros nº 75.739

Publicado: 2026-08-03. Actualizado: 2026-08-04

¿De quién es la documentación de tu comunidad?

De la comunidad. Ni del administrador, ni del presidente, ni de la gestoría. El administrador la guarda, nada más. Es un depositario.

Lo dice la ley al enumerar sus funciones, en el artículo 20.e):

«Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.»

Párate en cuatro palabras: a disposición de los titulares. No dice del presidente. No dice de quien lo pida con un motivo razonable. Titular es cualquier propietario de un piso o de un local, y no tiene que explicar para qué quiere ver un papel que ya es suyo.

De ahí sale una frase que repito mucho: pedir las cuentas de tu comunidad no es desconfiar. Es usar un derecho que la ley te dio en 1960.

¿Qué papeles puedo pedir?

Todos los que forman la vida de la comunidad. La ley no publica una lista cerrada, pero se saca de lo que atribuye a la junta y al administrador.

El artículo 14 dice qué aprueba la junta, y todo lo que la junta aprueba tiene que poder verse:

«Corresponde a la Junta de propietarios: […] b) Aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes. c) Aprobar los presupuestos y la ejecución de todas las obras de reparación de la finca, sean ordinarias o extraordinarias […]»

Y el 20.b) obliga al administrador a «preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos».

En la práctica, lo que puedes pedir es esto: título constitutivo y estatutos, libro de actas, presupuesto vigente y los de años anteriores, cuentas y balance, extractos del banco, facturas del ejercicio, contratos de mantenimiento y suministros, pólizas de seguro con su último recibo, relación de saldos deudores, y la documentación técnica del edificio, del tipo Libro del Edificio o la ITE en vigor.

Es exactamente la misma lista que un administrador entrante le reclama al saliente cuando una comunidad cambia de administrador. Y ahí está lo bueno del argumento: si esa documentación existe para el traspaso, existe para ti.

¿En qué plazo tienen que dármela?

La ley no pone un plazo genérico para «ver papeles», pero sí tres plazos concretos que son exigibles y se pueden comprobar.

Siete días naturales para el certificado de deudas. Es el más claro de los tres y el que más se incumple. Artículo 9.1.e):

«La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, quienes responderán, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos consignados en la misma y de los perjuicios causados por el retraso en su emisión.»

Ese párrafo tiene dos partes y la importante es la segunda: quien firma responde de que el dato sea exacto y de los perjuicios que cause el retraso. No es un plazo orientativo.

Diez días naturales para el acta cerrada. El artículo 19.3 dice que el acta «deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes», y que desde ese cierre los acuerdos ya son ejecutivos. Lo cuento entero en el acta de la junta: qué tiene que decir por ley y cuándo debes recibirla.

Cinco años de conservación. El 19.4 obliga al secretario a guardar los libros de actas y añade:

«Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.»

O sea, que una convocatoria de hace cuatro años tiene que seguir existiendo. Cuando te digan «eso ya no lo tenemos», no te están describiendo una imposibilidad. Te están describiendo un incumplimiento.

Y hay un cuarto plazo que juega a tu favor antes de la junta: el artículo 16.3 manda convocar la ordinaria anual «cuando menos, con seis días de antelación». Seis días es el suelo legal, no el estándar de una buena gestión. Si te convocan el día seis y la documentación económica te llega el siete, formalmente se cumple la ley. Y materialmente no te da tiempo a preparar nada.

¿Y si voy a vender el piso?

Entonces el certificado deja de ser una comodidad y pasa a ser un requisito para firmar. El 9.1.e) no deja hueco:

«En el instrumento público mediante el que se transmita, por cualquier título, la vivienda o local el transmitente deberá declarar hallarse al corriente en el pago de los gastos generales de la comunidad de propietarios o expresar los que adeude. El transmitente deberá aportar en este momento certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con su declaración, sin la cual no podrá autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que fuese expresamente exonerado de esta obligación por el adquirente.»

Sin ese certificado no hay escritura, salvo que el comprador te exonere. Y ningún comprador bien asesorado exonera, porque las deudas de la comunidad van pegadas al inmueble.

Ahí se entiende por qué lo de los siete días no es una tontería burocrática: un certificado que tarda tres semanas te tumba una fecha de notaría. Y no es un trámite raro, ojo. Según el Estudio Global sobre la morosidad del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, antes de la pandemia el 38,43% de las comunidades españolas tenía algún propietario con deuda. Es rutina.

¿Qué hago si no me la dan?

Ir subiendo escalones. Y dejando rastro en cada uno, que eso es lo que de verdad funciona.

Uno, por escrito. Deja de pedirlo por teléfono. Un correo o un burofax con acuse valen, y encajan con la lógica del artículo 9.1.h), que habla de comunicar «por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción». Concreta qué documento pides, de qué ejercicio y cómo lo quieres.

Dos, al presidente. Es quien representa a la comunidad y quien puede requerir formalmente al administrador. Muchas negativas se caen en este escalón, sin más.

Tres, a la junta. El artículo 14.a) le da a la junta «nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos mencionados en el artículo anterior y resolver las reclamaciones que los titulares de los pisos o locales formulen contra la actuación de aquéllos». Un punto bien redactado en el orden del día obliga a que el asunto se trate y quede escrito en el acta.

Cuatro, al colegio profesional si el administrador está colegiado, y al juzgado en último término. Es raro llegar hasta aquí. La mayoría de los bloqueos se deshacen en cuanto la petición deja de ser una conversación de portal y se pone por escrito.

Lo que hacemos nosotros con esto

En quince años administrando he aprendido una cosa: el problema casi nunca es que los papeles no existan. Es que están desordenados, repartidos entre carpetas y correos, y hay que pedirlos de uno en uno. Ese roce es el que hace que el propietario se canse y deje de preguntar. Y un propietario que deja de preguntar es justo lo que necesita una mala gestión para seguir en pie.

Nuestra postura es la contraria y la escribimos sin adornos: cada euro, cada decisión y cada documento, disponibles las veinticuatro horas en el portal del propietario, sin pedirlos y sin justificar para qué. Y si una comunidad decide marcharse, se lleva toda su documentación completa y ordenada. La libertad de irse es parte del trato.

Para seguir: la guía completa de transparencia y buena gestión y, si prefieres empezar por un número concreto que puedas comprobar hoy mismo, el 10% del fondo de reserva que tu comunidad está obligada a tener.